Les charges et ressources actuelles des Archives départementales du Bas-Rhin ne leur permettent pas aujourd’hui de reconstituer des fonds dispersés de part et d’autre du Rhin, comme d’autres archivistes ont autrefois pu le faire de façon exemplaire (voyez par exemple www.hadis.hessen.de/hadis-elink/HSTAD/B%202/Findbuch.pdf). Leur participation au projet “Archivum Rhenanum” leur offre cependant la possibilité de “sauver de l’oubli” un fonds particulièrement ancien, et d’un intérêt transfrontalier certain, celui de la Préfecture impériale de Hagenau (ou Grand-Bailliage de Basse-Alsace), qui documente l’administration impériale en Basse-Alsace du Moyen-Âge jusqu’au XVII^e s.

Le fonds de la Préfecture de Haguenau conservé à Strasbourg est le plus ancien gisement d’archives civiles des Archives départementales du Bas-Rhin. Cotées C 1 à C 102, ses 100 liasses et quelques dizaines de parchemins représentent en tout 4,8 mètres linéaires en magasin de conservation. Elles revêtent un intérêt transfrontalier particulier, dans la mesure où, du Moyen-Âge jusqu’au XVII^e s., la Préfecture était chargée des relations entre l’Empire et les villes de la Décapole  – soit Landau (Allemagne), Wissembourg, Seltz, Haguenau, Rosheim, Obernai, Sélestat (Basse-Alsace), Kaysersberg, Turckheim, Colmar, Mulhouse (Haute-Alsace) – mais aussi les villages, les seigneuries (Habsbourg, Deux-Ponts, Hanau-Lichtenberg), les villes (Strasbourg, Offenburg) et les autorités religieuses (évêchés de Spire et Strasbourg, chapitres, monastères) voisins. Les liasses qui concernent Landau, Spire, Offenburg et l’Ortenau (C 35 et C 62) ont été délivrées aux Archives de la Bavière en 1888 et n’ont été qu’en partie recouvrées au XX^e siècle.  Le fonds est ainsi malheureusement incomplet ; mais surtout, son état matériel rend depuis des années sa communication difficile en salle de lecture.

Le soutien financier de l’union européenne à hauteur de 50% des dépenses engagées joue un rôle moteur : c’est véritablement lui qui permet de traiter ce fonds et de le rendre accessible au public germanophone par l’intermédiaire d’internet.

Les documents, apportés en salle de tri, sont minutieusement confrontés aux descriptions de l’inventaire analytique du XIX^e s., afin de s’assurer du caractère complet des liasses, de leur cohérence et de leur bon classement souvent revu à cette occasion.  Ce travail, qui représente entre 1 et 3 heures par liasse, est indispensable. En effet, de nombreux documents, liés les uns aux autres dans un ordre logique ou chronologique tantôt croissant, tantôt décroissant, ou insérés les uns dans les autres pour des lettres et leurs pièces jointes par exemple, ne se présentent pas dans un ordre évident de lecture et donc de numérisation. Passer cette étape serait constituer une collection d’images inexploitable en ligne. Des consignes de restauration et de numérisation sont rédigées quasiment pièce à pièce dès que nécessaire.

Au nombre des interventions de conservation sont systématiquement envisagés le dépoussiérage des feuillets parchemin ou papier et le reconditionnement des liasses au moyen de matériaux adaptés à une conservation de longue durée. La restauration proprement dite n’est envisagée que lorsque les documents ne peuvent être manipulés pour leur numérisation sans altération ou perte. Les moisissures dont les tests révèlent qu’elles sont encore actives sont détruites. Les dégradations sont stabilisées par des opérations de doublage, local ou total, au papier japon, suffisamment fin pour permettre ensuite une bonne numérisation.

Les mesures précitées sont prises en charge par un prestataire extérieur, l’atelier Quillet, qui est également responsable de la numérisation. Celle-ci est en effet souvent suivie d’opérations de traitement matériel, visant à restituer les documents dans leur état initial (liens refaits après numérisation par exemple).

Cinq liasses sur cent ont à ce jour été traitées et numérisées à titre d’essai (970 feuillets, 1 200 images), afin d’éprouver et le cas échéant adapter les consignes d’intervention. 83 autres liasses ont été préparées et emportées par le prestataire au mois de juillet (environ 16 300 feuillets, de l’ordre de 20 700 images attendues). Ainsi, seul un nombre limité de liasses, en raison de leur état de conservation, de leur moindre intérêt, ou encore de l’épuisement du budget si les opérations de restauration devaient être plus importantes qu’estimé, devrait ne pas être traité. L’opération doit être entièrement achevée avant la fin de l’année 2013.

Il restera ensuite  à se préoccuper de l’accès aux images sur site des Archives départementales du Bas-Rhin ainsi que sur le portail bilingue du projet Archivum Rhenanum, avec des ressources humaines malheureusement limitées. Les Archives départementales du Bas-Rhin disposeront à l’automne 2013 d’un nouveau site ; mais il s’agira dans un premier temps surtout de nouveau graphisme et de contenus d’information enrichis. L’outil métier qui permettra aux Archives de mettre en ligne de nouveaux instruments de recherche et de nouveaux fonds numérisés  – mais aussi d’éditer des exports xml pour le portail Archivum Rhenanum – ne sera installé que début 2014.

Une version allemande de cet article est, grâce au Dr. Widmann, accessible à l’adresse http://archives.hypotheses.org/421. Deux galeries d’images légendées (“En coulisses (Strasbourg)” (1) et (2)) sont également disponibles sur la page Facebook https://www.facebook.com/ArchivumRhenanum. 

Peuvent enfin être téléchargés ci-dessous :

• un aperçu du contenu du fonds de la Préfecture de Haguenau (document de travail) : http://archives.hypotheses.org/files/2013/08/AD67_aperçu_prefecture_Haguenau.pdf
• un rapport d’intervention “échantillon” réalisé pour la cote C 87 : http://archives.hypotheses.org/files/2013/08/AD67_rapport_intervention_C_87.pdf

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